Privacyverklaring
Uw gegevens en de verantwoordelijkheden van de stichting.
Versie van 25 oktober 2026.
Vertrouwen omvat ook de manier waarop wij informatie behandelen die ons wordt toevertrouwd. Deze verklaring legt uit wie daarvoor verantwoordelijk is, voor welke doelen zij mag worden gebruikt en hoe u uw rechten kunt uitoefenen.
De referentie is Verordening (EU) 2016/679, AVG, samen met de toepasselijke Nederlandse regelgeving, inclusief de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, UAVG.
1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact
De verwerkingsverantwoordelijke is Stichting Iteca, die openbaar de naam Stichting ITECA gebruikt.
Rechtsvorm: stichting naar Nederlands recht. Statutaire zetel: Gemeente Eindhoven, Nederland. Bezoek- en correspondentieadres: De Stuwdam 33, 3815 KM Amersfoort, Nederland. KvK-nummer: 71180737. RSIN: 858611454. Website: https://www.stichtingiteca.nl/
U kunt een verzoek sturen via het formulier https://www.stichtingiteca.nl/contact-iteca, met in het onderwerp "Privacy", of per post naar het bovenstaande adres, ter attentie van de stichting. Er is geen speciale formule nodig om uw rechten uit te oefenen.
2. Bereik van de verklaring
De verklaring betreft de website, correspondentie en activiteiten waarvoor ITECA doelen en middelen van de verwerking bepaalt: institutionele communicatie, ontmoetingen, relaties met deelnemers en medewerkers, en publicaties van de stichting.
Een evenement, samenwerking of dienst met specifieke verwerkingen kan een aanvullende verklaring vereisen, verstrekt wanneer de gegevens worden verzameld. Als meer organisaties samen doelen en middelen bepalen, worden de respectieve rollen verduidelijkt en de essentiële elementen van een eventuele gezamenlijke verantwoordelijkheid beschikbaar gesteld.
Verwerkingen die zelfstandig door andere organisaties worden uitgevoerd, worden door hun eigen verklaringen beheerst.
3. Welke gegevens kunnen worden verwerkt
Afhankelijk van de activiteit kunnen worden verwerkt: contact- en professionele gegevens; inhoud van berichten, verzoeken, meldingen, voorstellen en relevante documenten; gegevens nodig voor inschrijvingen, deelname en relaties met sprekers, auteurs en medewerkers; administratieve en betalingsgegevens wanneer nodig; namen, profielen, bijdragen, beelden en opnamen bestemd voor publicaties of documentatie, wanneer rechtmatig; technische gegevens (IP, browser, apparaat, tijdstippen); keuzes over communicatie en cookies, wanneer die functies worden gebruikt.
Wij verzamelen de informatie die voor het doel nodig is. Vul in het formulier geen gezondheidsgegevens, identiteitsdocumenten of vertrouwelijke informatie over anderen in die niet nodig zijn om het verzoek te begrijpen.
4. Waar de gegevens vandaan komen
Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van wie ons contacteert of aan een activiteit deelneemt. Zij kunnen ook komen van de vertegenwoordigde organisatie, van een medewerker of organisator die ze rechtmatig meedeelt, of van openbare bronnen relevant voor het redactionele werk.
Openbare beschikbaarheid van informatie maakt elk gebruik ervan niet automatisch rechtmatig. Wij beoordelen relevantie, noodzaak, betrouwbaarheid en gevolgen van publicatie.
Wanneer wij gegevens van anderen ontvangen, verstrekken wij de informatie vereist door artikel 14 AVG binnen de toepasselijke termijnen, normaal binnen een maand en in ieder geval, wanneer voorgeschreven, bij het eerste contact of de eerste mededeling aan derden.
5. Doelen en rechtsgrondslagen
Correspondentie en verzoeken: gerechtvaardigd belang om relevante communicatie te beheren (art. 6 lid 1 onder f AVG).
Inschrijvingen en overeenkomsten: overeenkomst of precontractuele maatregelen (onder b); voor contactpersonen van een organisatie normaliter gerechtvaardigd belang (onder f).
Organisatie en veiligheid: gerechtvaardigd belang bij veiligheid en continuïteit (onder f). Administratieve verplichtingen: wettelijke verplichting (onder c).
Bijdragen en publicaties: overeenkomst, toestemming of gerechtvaardigd redactioneel belang, afhankelijk van de concrete verwerking. Optionele periodieke communicatie: aparte toestemming (onder a) wanneer die dienst beschikbaar is.
Bescherming van rechten: gerechtvaardigd belang bij juridische bescherming of wettelijke verplichting. Beroep op gerechtvaardigd belang vereist een concreet belang, noodzaak en afweging tegen de rechten van de persoon.
6. Beelden, audio en ontmoetingen
Voorafgaand aan opnamen worden doelen, voorziene gebruiken en rechtsgrondslag verduidelijkt. Deelname aan een evenement vormt op zich geen toestemming voor elke publicatie van beeld of stem.
Wanneer de verwerking op toestemming berust, moet de keuze vrij, specifiek en documenteerbaar zijn. Bijzondere aandacht geldt voor minderjarigen, individuele beelden en inhoud die gevoelige informatie kan onthullen.
7. Bijzondere gegevens en minderjarigen
Het gewone formulier is niet bestemd voor het verzamelen van bijzondere categorieën gegevens of strafrechtelijke informatie. Als een organisatorische noodzaak bijvoorbeeld gezondheidsgegevens over een allergie vereist, worden noodzaak, beschermde modaliteiten en een toepasselijke grondslag van artikel 9 AVG geverifieerd.
De website richt zich vooral op een volwassen publiek. Voor activiteiten met minderjarigen worden passende maatregelen en informatie vastgesteld, met betrokkenheid van wie de ouderlijke verantwoordelijkheid uitoefent wanneer nodig.
8. Noodzaak van verstrekking en toestemming
Verplichte velden van het formulier dienen om het verzoek te behandelen en te beantwoorden. Zonder de nodige informatie kunnen wij mogelijk niet antwoorden of deelname organiseren. Optionele gegevens mogen worden weggelaten.
Een gewoon verzoek vereist geen aanvaarding van promotionele communicatie. Wanneer de verwerking op toestemming berust, kunt u die voor de toekomst intrekken; intrekking tast de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen niet aan.
9. Wie toegang tot de gegevens kan hebben
Toegang is beperkt tot geautoriseerde personen die die voor hun functie nodig hebben. Er kunnen leveranciers van hosting, website-instrumenten, verzoekenbeheer, e-mail, onderhoud, beveiliging en administratie bij betrokken zijn, afhankelijk van de daadwerkelijk gebruikte diensten.
Wanneer een leverancier gegevens namens ons verwerkt, moet de relatie artikel 28 AVG naleven. ITECA verkoopt geen persoonsgegevens. Familiale of economische steun geeft geen toegang tot contactlijsten of correspondentie.
Pavan Geraedts en andere organisaties in het familiale kader ontvangen gegevens alleen wanneer er een gedefinieerd doel, een rechtsgrondslag en adequate informatie bestaan. Een individueel professioneel mandaat blijft onderscheiden van contact met de stichting.
10. Doorgiften buiten de EER
Een dienst kan opslag of toegang vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte meebrengen. Ook toegang op afstand kan als doorgifte gelden.
Een eventuele doorgifte moet vóór gebruik van de dienst worden beoordeeld en berusten op een toepasselijk mechanisme: een adequaatheidsbesluit, of passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen met de nodige beoordelingen en aanvullende maatregelen.
De daadwerkelijk toegepaste bestemmingen en waarborgen moeten in de informatie van de relevante dienst worden vermeld. U kunt informatie en een kopie van toepasselijke waarborgen vragen via de privacycontacten.
11. Bewaring
Gewone verzoeken: tot afsluiting en als regel maximaal 12 maanden vanaf het laatste inhoudelijke contact, behoudens actieve relatie, verplichting of gedocumenteerde beschermingsnoodzaak.
Inschrijvingen en evenementen: tot afronding en nodige follow-up, normaliter binnen 12 maanden na afloop. Strikt noodzakelijke gezondheidsgegevens voor deelname: wissen na afloop van de noodzaak en in ieder geval binnen 30 dagen na het evenement, behoudens incident of andere verplichting.
Gewone technische logs: maximaal 90 dagen. Verplichte administratieve documentatie: in het algemeen zeven jaar volgens de toepasselijke termijn. Optionele communicatie: tot intrekking. Publicaties: voor de periode gerechtvaardigd door de informatieve functie en de afweging met betrokkenen.
Bij het einde van de noodzaak worden gegevens gewist of geanonimiseerd. Back-ups volgen een gecontroleerde overschrijvingscyclus.
12. Cookies en externe diensten
De website gebruikt technologieën die voor haar werking functioneel zijn. Bij verificatie zijn cookies genaamd session_id en frontend_lang waargenomen, verbonden met sessie- en taalbeheer.
De cookieverklaring moet de bijgewerkte inventaris van daadwerkelijke technologieën vermelden, met doelen, leveranciers en duur. Voorafgaande toestemming is vereist voor tracking en andere technologieën waarvoor de wet dat oplegt.
13. Beveiliging en automatisering
Gegevensbescherming vereist maatregelen evenredig aan het risico: autorisaties, gecontroleerde toegang, onderhoud, instructies aan geautoriseerde personen en adequate leveranciersrelaties.
Bij een inbreuk worden de documentatie-, meldings- en communicatieverplichtingen van artikelen 33 en 34 AVG beoordeeld. Bij de in deze verklaring beschreven verzoeken nemen wij geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde beslissingen met juridische of vergelijkbaar significante gevolgen.
14. Uw rechten
Onder de voorwaarden van artikelen 15-22 AVG kunt u verzoeken om inzage en een kopie; rectificatie; wissen; beperking; overdraagbaarheid voor geautomatiseerde verwerkingen op toestemming of contract; bezwaar tegen verwerkingen op gerechtvaardigd belang.
Bij bezwaar beoordelen wij uw situatie en stoppen wij de verwerking, behoudens dwingende gerechtvaardigde gronden die prevaleren of noodzaak tot bescherming van een recht. Bezwaar tegen directe marketing betekent stopzetting voor dat doel.
15. Hoe wij een verzoek behandelen
U kunt het formulier of het postadres onder punt 1 gebruiken. Bij redelijke twijfel over de identiteit vragen wij alleen de evenredige informatie die nodig is om die te verifiëren. Stuur niet spontaan een volledige kopie van een identiteitsbewijs.
Wij antwoorden zonder onredelijke vertraging en normaliter binnen een maand. In voorziene gevallen kunnen wij de termijn met twee maanden verlengen, met kennisgeving binnen de eerste maand van de redenen. Verzoeken zijn normaliter gratis.
16. Klachten en updates
U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/, of bij de bevoegde autoriteit volgens artikel 77 AVG, ook in het land van uw gewone verblijfplaats of werkplek.
De verklaring wordt bijgewerkt wanneer verwerkingen of relevante eisen wijzigen. Materiële wijzigingen moeten op passende wijze worden meegedeeld. Een tekstwijziging vervangt geen toestemming die eventueel nodig is voor een nieuw doel.