Separare stipendio e fatture può trasformare una scelta di cassa in una sopravvenienza tardiva per la società.
La dichiarazione delle ritenute sui salari è quasi pronta. Lo stipendio mensile del socio-amministratore è contenuto, ma regolare. Un secondo pagamento compare altrove nella contabilità, giustificato da una fattura emessa dalla ditta individuale o dalla holding del fondatore. Considerate separatamente, entrambe le registrazioni sembrano in ordine.
Poi qualcuno domanda quali prestazioni remunerino esattamente i due pagamenti.
La domanda cambia subito il tono della conversazione. Può darsi che la stessa persona abbia seguito gli stessi clienti, esercitato la medesima autorità e assunto la stessa responsabilità commerciale. La fattura è stata contabilizzata come costo esterno, mentre le paghe hanno registrato solo una parte del contributo del fondatore.
Le piccole società olandesi sanno perché accade. Le vendite sono discontinue, i salari aumentano e il capitale circolante costa. Lasciare liquidità nella BV può sembrare prudente. La gestione della cassa, tuttavia, non risolve la questione del salario d’uso. Quando partecipazione, lavoro e potere decisionale coincidono, entra in gioco l’articolo 12a della legge olandese sull’imposta sui salari.
Il punto non è soltanto stabilire se lo stipendio appaia basso. Occorre capire che cosa accetta la società quando suddivide il lavoro di una sola persona tra paghe e fatture. Questa scelta può incidere in seguito sulla liquidità, sugli adempimenti e sulla governance.
Tre parametri, una sola realtà aziendale
Per il 2026, il Belastingdienst valuta il salario d’uso sulla base di tre parametri: la retribuzione prevista per l’impiego più comparabile, quella del dipendente meglio pagato della BV o di una società collegata e l’importo di 58.000 euro. Il punto di partenza è il parametro applicabile più elevato.
Ciò non significa che ogni directeur-grootaandeelhouder, comunemente chiamato DGA, debba ricevere automaticamente 58.000 euro esatti. Può essere applicato un importo inferiore se la società riesce a rendere plausibile una retribuzione più bassa per un impiego comparabile. Il lavoro a tempo parziale, la fase di avvio dell’impresa o perdite persistenti possono essere rilevanti. Ogni circostanza richiede però un fondamento concreto.
È qui che molte discussioni nelle piccole imprese diventano troppo ristrette. Il fondatore e il consulente si concentrano sull’importo di riferimento, trascurando il lavoro effettivamente svolto. Quali decisioni prende il fondatore? Quante ore dedica all’attività? Quale società beneficia del lavoro? Chi risponde dei rapporti con i clienti? La retribuzione di un dipendente senior modifica il confronto?
Anche le entità collegate contano. La soglia di 5.000 euro riguarda l’insieme del lavoro svolto dalla persona per tutte le società o cooperative nelle quali possiede una partecipazione rilevante. Non costituisce una soglia distinta per ciascuna BV.
L’organigramma può mostrare tre entità. La settimana lavorativa può comunque raccontare di un’unica persona alla guida di un’unica impresa.
Il rischio temporale resta alla società
La regola del salario d’uso viene spesso trattata come parte della posizione fiscale personale del fondatore. È una lettura incompleta. La BV ha un proprio ruolo quale sostituto d’imposta per le ritenute sui salari. Deve trattenere e versare le imposte dovute sul salario d’uso. Il fatto che l’intero importo sia stato materialmente pagato non determina tale responsabilità.
Il fattore tempo ha quindi un costo. Il fondatore può ritenere chiuso l’esercizio perché la dichiarazione personale include redditi provenienti da fonti diverse. L’amministrazione delle paghe deve comunque poter sostenere il trattamento adottato dalla BV.
Una rettifica tardiva arriva quando la liquidità originaria è già stata spesa. Può incidere sui flussi di cassa, sugli utili portati a nuovo, sulla pianificazione dei dividendi e sull’attendibilità della reportistica direzionale. Può inoltre rendersi necessario riaprire vecchi periodi paga, mentre il consulente ricostruisce i collegamenti tra contratti, fatture, registrazioni salariali e movimenti bancari.
È soprattutto un problema di perdita di controllo. Un costo mensile pianificato per le paghe può essere valutato alla luce delle vendite e delle riserve. Una passività che emerge in seguito si inserisce invece in decisioni già prese. L’importo fiscale può essere gestibile, ma il momento in cui si manifesta può comunque restringere il margine di manovra di una piccola società.
La scena davanti all’amministrazione delle paghe assume ora un altro significato. La seconda fattura non è più soltanto un costo aggiuntivo. Solleva una questione che riguarda l’intera società: come sono stati attribuiti lavoro, autorità e valore?
Una separazione reale richiede sostanza reale
Non c’è nulla di intrinsecamente sbagliato nel fatto che un fondatore operi attraverso più veicoli giuridici. Attività separate possono avere un’autentica ragione commerciale. Clienti, contratti, prestazioni, prezzi, responsabilità e pianificazione differenti possono giustificare tale divisione.
Il problema nasce quando i documenti separano attività che la gestione quotidiana non distingue. Accade spesso nei trasporti, nell’edilizia, nei servizi tecnici e in altri settori nei quali il lavoro viene misurato a ore. Il titolare può svolgere attività operative accanto alle mansioni direttive, rendendo facile fatturare altrove le ore aggiuntive. La contabilità appare precisa, mentre il confine commerciale resta vago.
Una posizione credibile parte dalla persona, non dallo schema societario. Mette in relazione partecipazione, mansioni, autorità, tempo di lavoro e società beneficiarie delle prestazioni. Collega poi questo quadro alle registrazioni nelle paghe, alle fatture e ai movimenti bancari.
La lista di controllo del Belastingdienst per la consultazione preventiva segue lo stesso approccio pratico. Chiede informazioni sulla natura e sull’entità del lavoro, sul settore, sulle dimensioni e sulla complessità dell’impresa, sul potere decisionale, sull’esperienza, sulle responsabilità gestionali e sugli impieghi comparabili. Chiede inoltre quale sia la retribuzione più elevata nel gruppo societario rilevante.
È possibile chiedere una consultazione preventiva su una specifica posizione relativa al salario d’uso. Non è obbligatorio farlo prima di applicare un importo inferiore. Una documentazione predisposta mentre il lavoro viene svolto offre comunque alla direzione e al consulente una base più solida di una spiegazione ricostruita a posteriori.
La decisione va presa prima della fine dell’esercizio
Per una piccola BV, la disciplina utile non consiste in un altro voluminoso documento fiscale. Serve un quadro coerente dei compensi nel quale possano riconoscersi la direzione, l’amministrazione delle paghe e la contabilità.
Quel quadro può confermare una separazione fondata tra stipendio e attività indipendente. Può invece mostrare che due canali di pagamento remunerano, nella sostanza, lo stesso ruolo. Individuare questa tensione quando l’esercizio è ancora aperto consente di preservare le alternative. Scoprirla dopo che la liquidità è uscita trasforma una spiegazione in un problema finanziario.
Il titolare davanti all’amministrazione delle paghe non ha bisogno di drammi. L’impresa ha bisogno di chiarezza su dove sia stato svolto il lavoro, chi ne abbia beneficiato e perché ciascun pagamento abbia assunto quella determinata forma.
In alcuni casi è possibile giustificare uno stipendio basso. Più entità possono rispondere a finalità commerciali reali. Ma un fondatore non può fare affidamento in sicurezza su due versioni incompatibili della stessa settimana lavorativa. Le paghe sono solo una parte dell’amministrazione, ma spesso rappresentano il punto in cui il racconto societario sui compensi deve finalmente dimostrare la propria coerenza.
I dati, le fonti e l’analisi di questo articolo sono stati curati da Linda Pavan. L’IA non è stata usata per individuare le fonti, costruire la base fattuale o produrre il giudizio analitico. L’IA è stata usata solo come aiuto di redazione. Il testo italiano finale è stato rivisto, corretto e approvato personalmente da Linda Pavan prima della pubblicazione.
Riferimenti
- Naheffing gebruikelijk loon via loonbelasting mag · Salaris Vanmorgen
- Wettenbank — Wet op de loonbelasting, artikel 12a
- Ministry of Finance
- Belastingdienst — Loon en aanmerkelijk belang
- Belastingdienst — Checklist vooroverleg gebruikelijk loon
- Rechtspraak — ECLI:NL:GHSHE:2026:1945
- Rechtspraak — ECLI:NL:GHAMS:2010:BM4131